Статьи из рассылки

03.08.2021

Часть 1

Приветствую всех!

Сегодня поговорим о борьбе с разнообразными мудами (муда, в переводе с японского означает «потери», — это любая деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создает ценности для клиента).

В частности, с мудами финотдела. 

Первое, что бросается в глаза и звучит в рассказах сотрудников - это то, что финансовая служба очень перегружена. Посмотрите в глаза главбуха, практически у каждого представителя этой профессии в них отражается вселенская скорбь. Исключения есть, но их мало. 

А почему так происходит?

1. Никому не идет на пользу сизифов труд. Зачастую главбухов заставляют делать то, что, по факту, никому не нужно. В частности, главбуха заставляют собирать, практически вручную, данные для управленческого учета. По нескольким компаниям. Без учетной политики для управленческого учета - то есть, так, как кажется (!) самому главбуху. В итоге собственники получают отчеты, во-первых, устаревшие, во-вторых, с неизвестной достоверностью. Конечно, есть главбухи, которые мечтают стать финдирами, они с радостью берутся за это дело. Но в основном, у главбухов есть их собственные задачи, которые они обязаны выполнять.

А еще им обязательно надо расти профессионально. Ведь если в нашей стране не следить за изменениями законодательства, то можно пропустить что-то очень важное, то что приведет к финансовым потерям. Речь идет как о налоговой безопасности, так и о появлении льгот, о которых главбухи не знают. 

Управленческий учет должен быть поставлен и автоматизирован. Притом по правилам именно управленческого учета. Алгоритм официального и управленческого учета разный. И дело не только в некой неофициальной части, ее может и не быть. Дело в том, что правила, по которым вы ведете управленческий учет, вы сами и создаете. Они понятны и соответствуют действительности. А правила для официальной бухгалтерии диктует государство. Например, вы знаете, что на некоторых определенных рабочих местах вы меняете компьютеры каждый год, продавая их по остаточной стоимости; исходя из этих знаний вы и рассчитываете ежемесячную амортизацию, уменьшающую прибыль. В белой же бухгалтерии дан конкретный срок полезного использования данных компьютеров и изменить его вы не можете. И таких примеров - огромное количество. Итак, никому не нужная работа - это муда, от которой нужно избавляться.

2. Только бухгалтерия отвечает за наличие первичной документации.

С 2024 года государство планирует повсеместно ввести обязательный ЭДО (электронный документооборот). Пока же эта проблема стоит остро. Бухгалтерия теряет сотни человеко-часов, звоня и посылая письма контрагентам. Ведь без правильной первички налоги правильно не рассчитаешь.

Правильный подход в отсутствии ЭДО, на мой взгляд, следующий: отвечать за наличие правильной первичной документации должен сотрудник, ведущий данную сделку. Чтобы этот подход работал, можно использовать стимулирование. К примеру, у многих моих клиентов менеджер получает свою переменную часть после того как товар отгружен, деньги получены и первичная документация находится в бухгалтерии. При этом, конечно, главбух должен выдать образец заполнения УПД (накладной, счета-фактуры и т.д.). В этом образце правильно выделить те строки, на которые нужно обратить внимание. Это важно для того, чтобы не было потерь времени на переделку первички. Эта потеря времени - еще одна муда, с которой надо бороться!

А кто в вашей компании отвечает за наличие в компании правильной документации?

3. Ввод первичной документации в программу вручную. Да-да-да. До сих пор регулярно с этим встречаюсь. Сидит человек и бьет вручную сотни позиций. Но это же бред. Во-первых, ошибки ручного ввода, во-вторых, если процесс можно автоматизировать, его надо автоматизировать.

Часть 2

А сейчас вернемся к обсуждению муд финансового отдела компании. Повторюсь, муда, в переводе с японского означает «потери», — это любая деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создает ценности для клиента.

… 3. Ввод первичной документации в программу вручную. Да-да-да! Встречаюсь с этим регулярно. Сидит человек и бьет вручную сотни позиций. 

Но это же бред. В этом случае крайне высок риск ошибок ручного ввода.

Мы живем в XXI веке, автоматизация развивается семимильными шагами, так неужели нельзя автоматизировать эту рутинную работу?

Можно, конечно же. Сейчас есть несколько возможностей автоматического ввода данных в 1С.

А) Давно известный способ, которым весьма успешно пользовались девочки в финансовом отделе, руководимым мною, еще в прошлом веке  Состоял он в следующем: со всеми поставщиками была выработана договоренность, что одновременно с печатью накладной (сейчас это обычно УПД) формируется экселевский файл, который посылается по конкретному мейлу в бухгалтерию заказчика. 

Далее с помощью прибамбасины (официально – конвертер) этот эксель засасывается в 1С-Бухгалтерию, в которой появляется документ поступления товаров (материалов). В этом документе нет ошибок ручного ввода. И никто не тратит часы своего времени на ввод наименований (выбор их из справочника). К слову, прибамбасину-конвертер мой муж (айтишник и программист 1С) написал за 2 часа.

Когда я рассказываю главбухам моих клиентов, у которых несколько человек вручную вбивают первичку, о таком способе введения информации, сразу же слышу возражения.

Первое: никто никогда нам файл не пришлет! 

Но давайте разберемся. Поставщик заинтересован в заказчиках, продавец в покупателях. Договориться можно, как внеся данное условие в договор, так и неофициально, было бы желание. Ведь это несложно. Как вы думаете сколько времени требуется человеку, уже сформировавшему накладную, нажать "сохранить как", сохранить в эксель и отправить самым быстрым способом (мейл, вацап и т.д.)? Только что проверила - меньше минуты. Ладно - у меня компьютер хороший, у кого-то может быть дольше, аж минуты две. 

Второе возражение: будет раздувание справочника из-за того, что один и тот же товар называется у разных поставщиков по-разному. Да, это задача. Задача, но не проблема. Она решается программистом 1С (намекаю - через введение дополнительного справочника). В общем, если будет желание убрать тупой ручной труд, то это одна из возможностей.

Б) Появились программы для автоматического ввода первичной документации через сканирование. Он, в отличие от первого, платный. Но имеет смысл их посмотреть и сравнить расходы на них и на оплату труда сотрудника. 

В) В управленческих программах можно использовать Заявки, на основании которых выставлялись счета, а позднее поставлялись ТМЦ. 

Итак, ручной ввод первички, - это муда, с которой надо бороться. Это не только потенциальные ошибки ручного ввода, но и живые деньги компании, причем немаленькие: зарплата как минимум одного человека и взносы с нее. Каждый месяц. Год за годом.

Продолжение следует…

Часть 3

Напомню, что муда, в переводе с японского означает «потери», — это любая деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создает ценности для клиента.

Лишние движения и излишняя обработка - это четвертая и шестая из 9 классических видов потерь по версии Производственной Системы Тойоты (TPS).

В финансовых структурах моих клиентов эти муды встречаются достаточно часто.

Они произрастают из страха главбуха сделать что-то неправильно. От нежелания изучить вопрос и найти решение, оптимальное для собственника. Намного проще взять в штат еще одного сотрудника. 

История из практики. Обсуждается вопрос об оплате труда сотрудников. Из принципиальных соображений рассматриваются исключительно «белые» варианты. Главбух предлагает ограничиться только окладами и никаких премий. Но это же чушь!!! Зачем лишать себя одного из важнейших инструментов повышения мотивации сотрудников?

Ответ главбуха: «Если будут премии, то я буду обязана для каждого из 90 человек рассчитать размер его премии исходя из конкретных показателей, а это огромный пласт работы. Иначе налоговая эти премии из затрат выбросит».

Но давайте разберемся в вопросе. Читаем первоисточник (Налоговый кодекс РФ, статья 255): «К расходам на оплату труда... относятся, в частности: начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты...»

Нет здесь детализации, которую требуют осторожные главбухи. А главное, я не нашла ни единого судебного решения по данному поводу. Ну не выбрасывают проверяющие из себестоимости премии, начисленные за производственные результаты!

Мой опыт прохождения выездных проверок это подтверждает. А вот что действительно нужно, так это локальный нормативный акт, в котором закреплены правила начисления премий, их периодичность и размер.

Вот выдержка из “Положения об оплате труда” компании, в которой я работала: «В организации могут выплачиваться премии по итогам работы ежемесячно, ежеквартально, а также по итогам работы за год по окончании года, в случае достижения организацией высоких результатов в своей деятельности. Указанные премии выплачиваются только тем работникам организации, которые своим трудовым участием способствовали достижению высоких результатов. Разовый размер премии устанавливается от 0 до 1000% от месячного должностного оклада».

Понятно, что фразы эти несколько расплывчаты. Однако в них закреплены все условия для отнесения премий на расходы, уменьшающие налог на прибыль.

1. Премии носят производственный характер (это не премии к какой-то дате и т. д.).

2. Перечислены все возможные виды премий.

3. Указан размер премий (пусть и в диапазоне).

Обратите внимание на то, что из Положения прямо следует, что премии не обязательны (могут и не начисляться). В каждом трудовом договоре должны быть ссылки на Положение и подпись сотрудника, подтверждающая факт ознакомления с этим Положением. В противном случае работник сможет доказать, что премии являются составной частью заработной платы и должны быть выплачены в обязательном порядке. Арбитражная практика на тему того, как сотрудники в судебном порядке заставляют работодателя выплачивать премии, обширная :)

Мое мнение: премии – наше все. И для стимулирования, и для свободы маневра. Представьте себе грустную ситуацию: обороты резко упали. Не «достигла организация высоких результатов в своей деятельности». Оклад уменьшить нельзя никоим образом, а вот премии имеем полное право не платить.

И еще один аспект. Зачастую, когда главбух очень скрупулезно ведет бухгалтерский учет, выполняя все методические рекомендации, он, увязая в мелочах, не успевает заниматься наиболее важными направлениями. Например, налоговой безопасностью. Мне кажется правильным всегда сравнивать риски. Так вот, максимальная ответственность за грубое нарушение ведения бухгалтерского учета – штраф 30 000 рублей (за повторное - 50 000 рублей (Статья 120 НК РФ и статья 15.11 КоАП РФ)). Однократно. А если не озаботиться налоговой безопасностью, можно потерять миллионы, если не саму свободу.

Искренне Ваша, Наталия Морозова.